Fatura Nedir? Fatura Çeşitleri Nelerdir? Fatura Nasıl Kesilir?

Alıcı ile satıcı arasındaki satışı yasal zemine taşıyan faturalar, satışı yapılan ürün veya hizmete ilişkin tüm ayrıntıların takip edilebildiği bir şekilde düzenlenir. Faturanın anlamı genel anlamı ile bilinse de nasıl kesileceği ya da türleri hakkında sahip olunan bilginin yeterli olmadığı söylenebilir. Fatura düzenlenmesi yasal bir zorunluluktur. Kesilmediği hallerde cezanın geçerli olduğu bu yasal zorunlulukla ilgili merak edilen detayların paylaşıldığı rehber yazımızda fatura nedir, neden kesilir, türleri ve faturada olması gereken zorunlu bilgiler hakkında gerekli tüm bilgiler paylaşıldı.

Fatura Nedir?

Fatura, yapılan bir ticaretin tahsilatının yapılabilmesi için satıcı tarafından kesilen ve alıcının yükümlülüğünü yasal bir zemine taşıyan bir belgedir. Yapılan iş ya da satılan bir ürün ya da hizmet için kesilmesi için zorunlu olan fatura, yapılan ticari işleme göre farklı türde ve istenen bilgilerin eksiksiz olarak yer alması doğru faturalandırma için gereklidir.

Tüm Faturalarda Olması Zorunlu Bilgiler

Bir faturanın geçerli olması için istenen bilgileri içerecek şekilde eksiksiz kesilmesi gereklidir. Fatura keserken gerekli bilgiler yapılan ticarete ilişkin detaylarla birlikte faturanın takip edilebilmesi için gereklidir. Yapılan bir satışın yasal olması için faturada bulunması gereken zorunlu bilgiler aşağıda paylaşılmaktadır:

Fatura Numarası

Faturalar, benzersiz bir numaraya sahip olmalıdır. Gerek sipariş takibi gerek fatura ücretlerine göre sınıflandırılma yapılabilmesi için düzenlenen faturanın kesilmiş önceki faturalarla aynı olmayan bir numarası bulunmalıdır. Bu bölümde sayı ve harfler birlikte kullanılabilir. Fatura türüne göre yapılacak sınıflandırmalar için fatura grupları için ayrı ayrı sıra numaraları takip edilerek takip işlemi kolaylaştırılabilir. 

Fatura Başlığı

Fatura başlığı; sipariş, sevk ya da faturalanan tüm malzeme veya hizmetler için geçerli bilgilerin kaydedildiği fatura bölümüdür. Fatura başlığında fatura numarası ile birlikte karşılığında kesildiği iş, ürün ya da hizmete ilişkin bilgiler yer almalıdır.

Şirket ve Satıcı Bilgisi

Faturalarda alıcı ve satıcıya ait bilgiler yer almalıdır. Yapılan ticaretin taraflarına ait bilgiler, alışverişi yasal bir zemine dayandırmaktadır. Taraflara ait bilgilerin yer almadığı faturalar geçersizdir. Alışveriş sürecini daha sorunsuz hale getiren bu iki fatura adresi, tahsilatın da benzer şekilde sorunsuz gerçekleştirilmesi için önemlidir.

Düzenleme Tarihi

Satıcıların satış kayıtlarını tutmaları için faturaların düzenlenme tarihi kullanılır. Düzenlenme tarihi, fatura tarihi ile karıştırılmamalıdır. Fatura tarihi, faturanın ne zaman oluşturulduğunu gösterir. Düzenleme tarihi ise satış siparişinin düzenlendiği tarihtir.

Sağlanan Ürün ve Hizmetler

Faturanın ne karşılığında kesildiğine ilişkin gerekli bilgiler faturaya işlenmelidir. Gerek alıcının aldığı hizmet ya da ürün tipi, sayısı, vb. bilgilere hakim olması gerek satıcının süreç takibini kolay yapabilmesi için ticarete konu olan ürün veya hizmetlere ilişkin bilgiler faturada yer almalıdır.

İndirimler

Yapılan satışa ilişkin uygulanan indirimler faturaya işlenmelidir. Bir satış için ne kadar ıskonto uygulandığına ilişkin faturaya eklenen bilgiler, satın alınan ürün ya da hizmetin gerçek fiyatı ile ıskontolu fiyatının karşılaştırmasını göstermek için faturalarda yer alır.

Vergi

Mal veya hizmetlere uygulanan vergiler faturalara işlenmelidir. Vergiler yüzdesel ve parasal olarak gösterilmesi yanında toplam maliyetin gösterilmesi için vergi dahil tutar da faturaya yansıtılmalıdır.

Fiyat ve Toplam Maliyet

Müşterinin aldığı fatura sonrası ne kadar ödeme yapacağı faturada yer almalıdır. Yapılan satış veya ürünün vergi öncesi fiyatı, satış adedi ile çarpılmış hali ve vergi sonrası toplam satış maliyeti faturada gösterilmelidir.

Ödeme Tarihi

Faturaların vadesi belirlenmeli ve faturada bu bilgi yer almalıdır. Fatura hesabı muhasebesi için gerekli olmanın yanında satıcının ödeme takibi için de ödemenin yapılacağı tarihin işlenmesi atlanmamalıdır. Fatura karşılığı tahsilatın yapılamaması halinde bu verinin yasal zeminde belirleyici olduğu unutulmamalıdır.

Ödeme Yöntemleri

Faturanın karşılığı yapılacak ödemenin ne şekilde tahsil edileceği faturada yer almalıdır. Müşterilerinize bu alanda seçenekler sunmayı tercih ederek faturada ilgili yöntemleri detaylandırabilirsiniz.

Fatura Neden Kesilir?

Fatura, oluşan bir ekonomik aktivitenin kayıtlar altına alınması için gerekli bir evraktır. Dünyada en çok kullanılan ticari belge olan fatura, satılan ürün veya hizmetle ilgili müşterinin ne kadar borçlandığını gösteren ticari bir vesikadır. Fatura kesme nedeni paylaşılan bilgiler ışığında değerlendirilebilirken vergilendirme anlamında da faturanın gerekli olduğunu yeniden hatırlatmak isteriz. Tüm paylaşılan bilgiler ışığında neden fatura kesildiği aşağıdaki gibi sıralanabilir:

1. Ticari işletmeler, yaptıkları ürün veya hizmetlerin neler olduğunu kısacası ticari faaliyetlerini fatura ile ispat edebilirler.
2. Faturalar ile işletmeler, finansal işletmelerin takibini kolayca yapabilirler.
3. Ticari işletmeler, fatura yardımı ile bilanço ve gelir tablolarını oluşturabilirler.
4. Fatura, alıcı ile satıcının arasındaki ticareti yasal zemine kavuşturan bir belgedir.
5. Yapılan alışverişin hangi tarihlerde gerçekleştiği ve ödemesinin yapılıp yapılamadığı gibi pek çok bilgi için fatura gereklidir.
6. Satın alınan bir malın iadesi için fatura gereklidir.
7. İşletmelerin elde ettikleri kar doğrultusunda vergilendirmeye tabi olabilmeleri için fatura kesmeleri gereklidir.
8. Faturalar, işletmelerin ticari ürünleri hakkında bilgi edinilebilen belgelerdir. Bu yönü ile müşterilerinizin incelediği faturalar sizin için iyi bir pazarlama aracına dönüşebilir.

Fatura Çeşitleri Nelerdir?

İşletmeler, faaliyet gösterdikleri sektöre ve müşteri taleplerine göre farklı tipte faturalar kullanabilmektedir. Fatura türleri bu anlamda işlem amacına, vergilendirmeye, ödeme zamanına ve gönderim yöntemine göre gruplandırılabilir.

İşlem amacına göre fatura çeşitleri satış faturası, proforma fatura, irsaliye fatura ve iade faturası olarak dörde ayrılır. Vergilendirmeye göre ise tevkifatlı fatura, ÖTV’li fatura, ÖİV’li fatura ve stopajlı fatura olmak üzere bu gurubu da dört başlık altında incelemek mümkündür. Ödeme zamanına göre açık ve kapalı olarak iki başlıkta incelenebilen faturalar, gönderim yöntemine göre basılı fatura, dijital fatura, e-fatura ve e-arşiv fatura olarak dört bölümde incelenmektedir.

Satış Faturası

Ticari işletmelerin müşterilerine sattığı ürün veya verdikleri hizmet sonrası kestikleri fatura türü satış faturasıdır. Verilen hizmet ya da yapılan satışın belgelenmesini sağlayan satış faturası elle ya da e-arşiv fatura olarak kesilebilmektedir.

Proforma Fatura

Proforma fatura, ürün ya da hizmete ilişkin verilen teklif faturasıdır. Proforma faturaların herhangi bir mali yükümlülüğü bulunmamaktadır. Proforma fatura kesilme nedeni,  satılacak malın veya verilecek hizmetin hangi ücrete karşılık geldiğini göstermektir. Bu yönü ile proforma faturaların sadece teklif amaçlı olduğunu bilmek ve bu fatura karşılığında herhangi bir ürün gönderimi olmayacağı ile birlikte karşılığında bir ödeme yapılmayacağı bilinmelidir.

İrsaliye Fatura

İrsaliye fatura ya da sevk irsaliyesi, bir gönderinin doğru bir şekilde teslim edildiğini gösteren fatura türüdür. Yapılan teslimatın doğruluğu için alıcı tarafından irsaliye faturasının imzalanması gereklidir. Bu nedenle bir faturada olması zorunlu bilgiler ile birlikte alıcının gönderiyi teslim aldığını gösteren imzasının da irsaliye faturalarda bulunması gereken bilgiler arasında yer aldığı söylenebilir.

İade Faturası

Müşteri tarafından iade edilen bir ürün için iade faturası kesilir. İade faturası bir malın tamamı için kesilebildiği gibi bir kısmı için de kesilebilmektedir. İade faturası keserken belgenin görünür bir bölgesinde “iadedir” yazılması, fatura için aynı koçanın kullanılması ve ilk faturayı aşacak tutarda kesilmemesi gereklidir.

ÖTV’li Fatura

Özel tüketim vergisi (ÖTV) alınan belirli bir ürün veya hizmetler için ÖTV’li fatura kesilir. İthal edilen bir maldan ya da üretilen malın ilk alıcısına teslimi nedeniyle doğan ÖTV, düzenlenen fatura ya da benzer belgelerde ayrıca gösterilmektedir. Vergi ithalatçıları ve ilk satıcılar tarafından ödenen ÖTV’nin faturada ayrı gösterilerek kesildiği ticari belge türü ÖTV’li fatura olarak isimlendirilir.

Tevkifatlı Fatura

Katma Değer Vergisinin (KDV) belirli bir oranının devlete ödendiği işlemler için tevkifatlı fatura kesilir. Tevkifatlı fatura kesmek için yapılan ticarete ilişkin kesilecek faturada muhatabın aşağıdaki kuruluşlar olması gereklidir:

• Genel bütçeye dahil daireler, katma bütçeli idareler, il özel idareleri, belediyeler ve bunların teşkil ettikleri birlikler
• Üniversiteler (Vakıf üniversiteleri hariç tutulmuştur)
• Döner sermayeli kuruluşlar
• Bankalar ve özel finans kurumları
• Kanunla kurulmuş kamu kurum ve kuruluşları
• Özelleştirme kapsamındaki kuruluşlar
• Kanunla kurulan veya tüzel kişiliği haiz emekli ve yardım sandıkları
• Organize sanayi bölgeleri ile menkul kıymetler, vadeli işlemler borsaları dahil tüm borsalar
• Kamu iktisadi teşebbüsler

ÖİV’li Fatura

GSM aboneleri tarafından ödenen Özel İletişim Vergisinin (ÖİV) gösterildiği ticari belgeler ÖİV’li faturalardır. ÖİV’li faturalar, GSM operatörleri tarafından kesilir. Bayındırlık hizmetlerine fon toplamak adına alınan ÖİV ise faturada ayrıca gösterilmektedir.

Stopajlı Fatura

Kira ve serbest meslek kazancı gibi gelirler stopaja tabidir. Kaynakta kesilen gelir vergisi ise stopaj vergisi olarak bilinir. Düşük tutarlı matrahların vergilendirilmesinin garanti altına alınması adına uygulanan bu verginin ayrıca faturada gösterilmesi gereklidir.

E-Fatura

e-Fatura mükellefi olan iki mükellef arasındaki faturalar e-Fatura olarak düzenlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen e-Fatura süreci, zaman ve maliyet tasarrufu elde etmek adına geliştirilmiştir. Bu sistemde kesilen fatura diğer mükellefe GİB üzerinden ulaştırılmaktadır.

E-Arşiv Fatura

Arşiv faturası olarak da bilinen e-Arşiv fatura, e-Fatura ile yükümlü olmayan alıcılara ve kuruluşlara düzenlenen bir dijital fatura türüdür. E-Arşiv Fatura, e-Fatura’dan farklı olarka GİB tarafından muhataba ulaştırılmamaktadır. Uygulama aracılığı ile kesin bu fatura türünde cep telefonundan e-arşiv fatura kesmek mümkündür. Faturanın teslimi e-posta yolu gibi dijital kanallar üzerinden ya da çıktısı alınarak basılı bir şekilde muhataba gerçekleştirilir.

Dijital Fatura

Dijital faturalar, basılı olmayan ve dijital ortamda GİB tarafından oluşturularak saklanan fatura türleridir. Dijital faturalar, GİB faturası olarak da adlandırılabilmektedir. Bu faturalar iki üst başlıkta tanıttığımız e-Fatura ve e-Arşiv Fatura olarak iki başlık altında toplanmaktadır.

Basılı Fatura

Basılı fatura, matbu fatura olarak da bilinen faturanın matbaada basılmış halidir. Yetkili matbaalarca şekil şartlarına uygun olarak basılan faturalar, satıcı tarafından alışverişin tamamlanması ile birlikte müşteriye teslim edilmektedir.

Açık Fatura

Açık fatura, üst kısmına kaşe vurularak imzalanan bir fatura türüdür. Açık faturalar, vadeli satışlarda borçlu olunan tutarı ve ödeme vadesini ayrıntılı olarak gösterecek şekilde düzenlenir. Ödemesi peşin alınmamış ürün veya hizmet satışları sonrası faturanın üst kısmına kaşe-imza atılarak açık fatura kesmek gereklidir.

Kapalı Fatura

Kapalı fatura, ödemesi peşin alınan satışların ardından kesilen fatura türüdür. Açık faturadan farklı olarak kapalı fatura kesmek, alıcı ile satıcı arasındaki ticarete ilişkin herhangi bir alacağın bulunmadığı anlamına gelir. Kapalı faturada alt kısma kaşe vurularak imza atılmaktadır.

Fatura Nasıl Kesilir?

Fatura kesmek için işletmeler, e-Fatura veya e-Arşiv fatura olarak kesilebilmektedir. Fatura kesen, yapılan ticarete ilişkin istenen detayları ve diğer faturada bulunması gereken bilgileri işleyerek faturayı kesebilir. Fatura keserken şu bilgilerin kullanımı yeterlidir:

1. Seri ve Sıra No
2. Düzenlenme tarihi
3. Faturayı düzenleyene ait bilgiler
4. Alıcıya ait bilgiler
5. Satılan ürün veya hizmete ait bilgiler (fiyat, vergiler, toplam maliyet=
6. Faturayı kesen firmanın kaşesi ve firma yetkilisinin imzası